Gestionnaire de Copropriétés H/F

Les missions du poste

Au sein de notre service Gérance, nous recherchons un(e) Gestionnaire de Copropriétés. Véritable lien entre les clients / les fournisseurs et les comptables, vous aurez à effectuer principalement les missions suivantes :

• Réaliser le traitement des interventions courantes, la transmission dans les meilleurs délais d’une réponse aux demandes, questions ou réclamations diverses du portefeuille de clients copropriétaires dédié ainsi qu’assumer la transversalité des actions engagés auprès des services internes et des prestataires externes,
• Assurer des visites régulières du patrimoine dont il assume la gestion technique et sécuritaire en lien avec les conseils syndicaux des différentes copropriétés,
• Informer régulièrement les conseils syndicaux ainsi que les copropriétaires des démarches entreprises pour le compte des immeubles,
• Assurer les relations et le suivi des prestaires de service contribuant à son périmètre (architectes, bureaux de contrôle, entreprises et partenaires, …),
• Négocier et souscrire les contrats d’entretien et d’assurance, pour le compte et dans le maintien de la qualité de service de la copropriété, en étroite collaboration et transversalité avec les services de PLURIAL NOVILIA (Achats & Marchés, Gérance, …),
• Assurer le contrôle du règlement de la copropriété en lien avec les interlocuteurs internes et externe de notre Entreprise,
• Réaliser la définition et la programmation des travaux à engager dans le cadre des plans pluriannuels de travaux ainsi que présente ces derniers aux Assemblées Générales tout en assumant un rôle de conseil auprès des copropriétés quant aux éventuelles subventions,
• Réaliser le montage des dossiers de financement auprès des banques (prêt collectif) et des dossiers de subventions (dossiers ANAH ADEME MPR),
• Veillant constamment à la maintenance technique des immeubles, assurer les préconisations nécessaires au bon déroulement des réparations préventives ou curatives à réaliser,
• Réaliser le lancement des appels d’offres auprès des prestataires et contrôler l’aboutissement des travaux jusqu’à leur réception,
• Assurer et rédiger les planifications et convocations des assemblées générales et conseils syndicaux, en assumant la conduite et la rédaction des comptes rendus et procès-verbaux dans le respect des délais légaux,
• En étroite collaboration avec le comptable syndic, assurer les actes courants de comptabilité, réaliser le suivi et la vérification des aspects comptables et financiers (répartition de charges, règlement des fournisseurs, …) ainsi qu’établir et contrôler les comptes, le budget et le suivi de la trésorerie de la copropriété,
• Assurer l’ensemble des étapes de prise en charge des sinistres (déclaration, suivi auprès des assureurs, demande et validation de devis, suivi et réception de travaux, récupération des indemnisations),
• Assumer la responsabilité du suivi des contentieux pour le compte de la copropriété et en lien avec les avocats choisis,
• En lien avec le prestataire de service en charge de l’établissement des fiches de paie et la comptabilité du service, réaliser la gestion du personnel de la copropriété (employés d’immeuble, gardiens),
• Actualiser l’extranet client et immeuble afin de tenir à jour les carnets d’entretien et documents obligatoires pour certaines copropriétés de son portefeuille,
• Contribuer au développement de l’image de l’agence et de l’activité de syndic qu’il représente.