Les missions du poste
Rattaché(e) au Responsable du service Locations, vous assurez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service. Véritable appui administratif et organisationnel, vous facilitez la coordination des équipes, contribuez à la fluidité des échanges avec les services internes et participez au suivi de l’activité.
Vos principales responsabilités :
Assister le Responsable du service Locations
- Assurer le suivi administratif du service et faciliter la circulation des informations entre le responsable et les équipes.
- Organiser les réunions, gérer les agendas, préparer les supports de présentation et rédiger les comptes rendus.
- Assurer le suivi des décisions prises et des actions à réaliser.
- Participer à la gestion des plannings, des congés et des permanences afin de garantir la continuité de service.
Contribuer au bon déroulement de l’activité Locations
- Rédiger et mettre en forme les documents nécessaires au processus d’attribution des logements, notamment ceux destinés aux services de l’État.
- Participer au traitement des réclamations clients et assurer le suivi des dossiers.
- Assurer l’interface avec les différents services internes impliqués dans le parcours locatif : remise en location, sinistres, maintenance, construction et agences.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des clients, en garantissant une qualité d’écoute et de service.
Assurer le suivi administratif et le reporting
- Mettre à jour les tableaux de bord, les indicateurs de performance et les états statistiques du service.
- Participer à la production des éléments de reporting nécessaires au suivi des objectifs.
- Gérer la base documentaire, contribuer à la rédaction des procédures et assurer l’archivage des dossiers.
- Veiller à la disponibilité des ressources nécessaires au fonctionnement du service : fournitures, documents d’attribution des logements, supports de formation et notes de service.
Garantir la qualité et la conformité des pratiques
- Appliquer les procédures internes et respecter les obligations légales liées à l’activité.
- Garantir la confidentialité des informations et des dossiers traités.
- Contribuer à l'amélioration continue des pratiques et à la transversalité entre les équipes.
Le profil recherché
Vous êtes titulaire d’une formation en assistanat administratif, gestion ou secrétariat, et vous justifiez idéalement d’une première expérience sur un poste similaire.
Vous disposez des compétences suivantes :
- Organisation et rigueur : vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, prioriser vos activités et respecter les échéances.
- Qualités rédactionnelles : vous maîtrisez la rédaction de courriers, de comptes rendus et de documents professionnels.
- Maîtrise des outils bureautiques : vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, notamment Excel, Word et PowerPoint.
- Aisance relationnelle : vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec des interlocuteurs variés, en interne comme en externe.
- Discrétion et confidentialité : vous savez traiter des informations sensibles avec professionnalisme.
Votre sens du service, votre autonomie et votre capacité à anticiper les besoins seront des atouts pour réussir dans cette fonction.
Une connaissance du secteur du logement social et des procédures d’attribution des logements serait un plus.
Les avantages que nous vous proposons
- Des titres restaurant pris en charge à 60% par l'employeur
- Une prime d'intéressement avec possibilité d'abondement
- Une prime vacances
- Une prime d'ancienneté évolutive et déclenchée au bout de 3 ans de présence dans l'entreprise
- Un Compte Epargne Temps (CET)
- Une prise en charge à 100% de l'abonnement transport souscrit pour venir travailler
- 11,5 jours de RTT par an
- Un CSE très dynamique qui propose de nombreux avantages et activités
- Une certification Great Place to Work obtenue en 2023 et en 2024
Je candidate
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